调查研究是秘书人员的基本功，是秘书辅助领导决策、当好参谋助手的关键环节。企业秘书尤其要学会进行市场调查，写出高质量的市场调查报告，以充分发挥自己的职能。市场的本意解释是：商品交易的场所。这个解释过于狭窄，事实上市场往往泛指商品交换和流通的领域。如“金属市场”、“化工市场”等；有时也指对某种产品有需要和购买能力的人们，如说“××产品有市场”等。从本质上讲，市场是商品供求关系的总和。人们习用的“买方市场“、卖方市场”词语，就明显地包含了这种意蕴。由此可见，市场调查的对象是极其广泛、庞杂的，它不会局限于某个场坪或街弄，涉及到的是生产、流通、交换、消费的全过程。怎样处理好材料，安排好结构，就成了写好市场调查报告艰巨而又关键的一步。市场调查报告的种类有很多，但常见的是一种以反映某个产品在（某个）市场上供求情况为主要内容的调查报告。这种报告的内容结构一般作如下安排：
一、标题 写市场调查报告的标题可以点明观点，也可以不点明观点。点明观点的如《广州中高档茶叶旺销》、《洗衣机市场供求趋平衡、竞争中结构需调整》；只写调查范围，或指出调查对象的如《日本水产罐头市场》、《关于长江以北地区电风扇市场的调查报告》。
二、引言 长篇的市场调查报告都需有引言。引言可长可短，一般不外乎下列三个内容，或兼而有之，或单写一项。
（一）简要介绍所调查的产品的情况，这又分作两类：
1、介绍性能、用途。如一篇关于合成纤维的市场调查报告，开头就介绍了合成纤维具有涤纶、锦纶、腈纶、维纶等品种，并介绍了它们的物理、化学行性能及在纺织、装饰、建筑行业的用途。
2、介绍该产品行业（在我国）的兴起、发展情况。如调查洗碗机市场就可先说说洗碗机制造业在我国的发展历史及世界地位等。
（二）简要叙述一下所调查的国家或地域的经济情况。比如在一篇调查南非工艺品市场的文章中，就先写了这么一些话：“南非是一个发展中的发达国家，它拥有较强的经济实力和较高的消费水平，对来自外部的商品的需求逐年增加……”
（三）交代调查的目的、方法及组织等情况。如“……为了解决这一问题，中国统计信息咨询服务中心率先组织有关专家进行了首次大规模抽样调查，并应用工业工程、系统工程和市场学的理论和技术进行了深入的分析和研究”。
三、正文 （一）生产情况这是市场的“供”的情况。主要指厂家向社会提供的产品的数量和质量。1、数量。最能说明生产情况的数据是当（上）年的年产量；在突出地写出这个数据后，为了表明这个数据的相对意义，又必须将近几年的年产量都尽可能列出，求出其年增长率；接着要写出的是一些能反映年产量的相关数据，如生产厂家或能力 增减数，如果是农付产品，列出种植面积等数字也是有意义的。例如在一篇关于胡椒市场的文章中，作者不仅讲了当年的总产量的下降率，而且还列出了当年的种植面积、收购量、产地的调出量等数字；另外，必要时还可进行横向比较以说明年产量的大小，或写出所调查的产品在同一大类产品中所占的份额、如玉米在粮食中的份额，或写出所调查产品与某个相关产品的比例数，如化纤织品与棉纱织品的比例。除总产量外，市场调查报告一般还要写出一些反映“面”上的数据，即一些分产量。分产量的标准有很多，视具体产品、调查目的而定。它们可按产品品种分，如电视机可分为彩色、黑白产量，电冰箱总产量又可分为单门、双门、三门三个分产量；也可按产地分，如棉花，可单列一些重点产棉省份如新疆、山东、湖北等的棉产量；一些由企业所作的市场调查，在报告中尤应详细列出同行业某些重点厂家的年产量甚至月产量，以便在激烈的市场竞争中掌握主动权；如果某个（国）市场上的某个 产品，其来源不仅有本国生产的，也有外国进口的，那么，在总产量之后附写几个进口量数据，则显得十分重要，只有这样，才能全面反映市场“供”的情况。例如前文提到的关于日本水产罐头市场的文章，作者在写了日本本国的生产情况后，又详细叙说了水产罐头的进口情况；往年进口量，近年增长率，主要供应国及其优势品类……。这样的情况介绍，对于我国水产部门组织货源出口、战胜竞争对手是很有帮助的。2、质量相对产品数量而言，产品的质量方面的调查较为困难，因为能反映质量的现成数据很少。然而，对于一些以企业产品为对象的市场调查报告，产品质量情况的叙述却是必不可少的。所以调查人需要通过向用户征询、抽样验查等办法获得一些材料，诸如开箱合格率、用户满意率等；也可以调用专门仪器鉴定或组织专家审定，以了解某项产品的等级分布和质量达标情况。质量情况又可分类细说，如内在功能质量、外在装饰质量、安装运输质量、技术服务质量等。另外，材料的革新、工艺的改进、款式的翻新、功能的拓展、配方的优化、新设备的引进等，都可看作是高质量的种种表现，因为它们是提高质量的重要途径。市场调查报告中也应写进这些内容。（二）消费情况这部分写的是与“供”相对的“求”的情况。它包括二部分：
1、消费量。产品的年消费量，并不等于年生产量，有时供大于求，有时求大于供，当然，供求大致平衡的情况也是有的。在写消费量时，首先要给出当（上）年的年消费量，然后再给出近几年的增长率，以便推算出下（当）年的消费量。对于有些产品，还需要给出有关的换算数据，如年均每人购买量、百户拥有量等。消费量的品种分布、厂家占有率可以写，也可以略写，略写是因为它与生产量的品种分布（各厂占有率）基本对应。但是有必要写一写消费量的区域分布，如电视机，就应分别写出城市、乡镇的销售量；也有必要写一写消费者的不同身份、年龄、职业的分布比例，如调查土著运动鞋可通过抽样估算一下青年、中年、老年人穿用各所占的比例。如果所调的产品是某种生产资料或能源产品，则应查证出不同行业或不同部门的使用量。另外，产品如有外销国外，则应单列出出口量。
2、使用情况。许多产品虽然功能一样，但具体使用情况却不尽相同。如水产罐头，它可分为食品工业用和一般家庭用，而家庭用又有作日菜肴、烹调用料、赠送礼品等的区别。这种区别常因人而异，因地而异。如气压式热水瓶，据调查，南亚及港澳人用以贮水饮茶，和我们一样，而中东地区人则由于气候炎热，用于冷藏饮料。在市场调查报告中反映产品使用的具体情形，对企业维持产品适销对路、开发新产品具有不可忽略的意义。（三）市场情况这是指销售过程中的一些情况。1、价格。价格与供求之间存在着内在联系，在同等质量情况下，它决定着产品的销量及利润，价格对购买者来说，是判定一种产品是否具有吸引力的标志之一，对销售者来说，是争夺市场重要手段。一个企业任何时候都要关注市场价格。进行市场价格的调查，是作出正确价格决策的基础。价格调查可分纵向的和横向的。纵向的说明随着时间而变动的价格情况；横向的说明不同地域或市场的价格区别。市场调查报告要准确无误地列写出这两组数据，必要时，还要综合、概括，描述出市场上总的价格面貌。2、营销方式。这主要有三方面内容：一是销售渠道，企业是采取直接销售方式还是间接销售的网点分布，批量大小如何等等；二是促销办法，采取了什么样的刺激购买措施，广告宣传如何，公关活动怎样进行、为销售人员制定了什么样的奖惩条例等等；三是服务质量，如营业员是否热心周到，包修、包换、包退执行情况如何，职业道德是否恪守，商业信誉是否过硬等等。以上种种，虽然不属于产品范畴，但它们存在于产品的流通、交换环节中，直接影响着产品的供求关系。企业要使产品在市场上畅销不衰，就不能不在市场调查报告中反映这些问题。
四、建议和预测 市场调查报告主要是叙说以上所列的三方面情况，文章可以到此结束。但由于调查是建议和预测的基础，市场调查报告中往往又很自然地在篇末附写调查者对今后市场产品的观点和看法。这是调查的合理延伸，不必面面俱到，有针对性地强调几条则行。如《南非的工艺品市场》一文，文章最后写了我国工艺品打入南非市场要注意的几个问题：“1、商品质量，南非人对商品质量很讲究；2、包装，陶瓷等商品要求彩印零售包装；
3、批量，要求订货量不大而交货及时”。市场调查报告的大体内容和结构如上，写作时还要注意两点：其一，是对于所列数据要有文字描述和说明。描述如“呈下滑（上升）态势”、“进入低谷”、“升为波峰”、“低速增长”、“持续失控”、“跨上新台阶”……。说明主要是背景、原因说明，如“自1995年以来，日本国内水产罐头产量以10％的年递减率连续下降，到1998年为××吨。下降的主要原因有两个，一是日本经济滑坡，日本产品在国际市场竞争力骤降；二是产品基地向海外转移，取代了部分国内生产。”其二，由于市场的概念很宽泛，调查范围可大可小，时间可长可短，既有全面和局部的区别，又有综合和专项的不同，因而据调查写出的报告就有很大差异。可长到上万字，像一份工作调查报告；也可短得仅有千言，像一份情况简报。实际写作时，可依循本文所介绍的大体格局写，也可视具体的调查目的和手头所掌握的材料增减一些内容和变动一下体式，没必要拘泥一种固定写法而束缚住自己的手脚。
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